メールで間違いを指摘されたときの返信メールの文例. ビジネスメール 「ご指摘」「ご忠告」は失礼？嫌味っぽい？お客様とのやり取りで私の送った資料の一部が間違っていてお客様からメールで「 の部分が間違っているので修正して再送いただけますか？」とご連絡をいただき、再送する場合、 件名では、お客様がメールフォルダを見た際にすぐに問い合わせたことへの返信だということがわかるように記しましょう。 本文では、マナーとして必ずお客様の名前を忘れずに書きます。. インターネットが普及し、ウェブを通して商品を検索・購入したりする人が増えてきました。時代の変化に合わせて、お客様からの問い合わせに速やかに対応する窓口をウェブで開設している企業がほとんどです。ですが、中にはどんなにその会社の商品・サービスが良くても、問い合わせに対する返信を疎かにしてしまうと、お客様からの会社に対する不信感につながりかねません。特に相手の顔が見えないウェブ上でのやり取りにおいて、そこで、この記事では会社の窓口として、お客様の問い合わせに対して返信する機会のある方は、ぜひご覧ください。目次ウェブ上での対応は顔を見て話すわけではないため、返信次第で会社に対してお客様の信頼を得ることにも、丁寧で素早い対応を受ければ少なからず、｢この会社は信頼できそう｣と感じ、逆に返信が来なかったり、問い合わせたことに対しての返信が正しくなければ｢この会社は、大丈夫だろうか｣と不信感を持たれるはずです。ウェブ上での対応一つでお客様からの信頼は大きく変化してきます。たとえ、マイナスな印象から始まった問い合わせだったとしても、その対応によってはお客様との間に、信頼を築けるかもしれません。詳しくは後述しますが、「素早く」「丁寧に」「相手の目線に合わせた」スマートな対応を心がけましょう。ここからは、問い合わせを受けた側の返信の書き方を例文を用いながら説明していきます。後述する件名【件名】Re：お問い合わせい頂いた〇〇〇に関する回答本文□□株式会社の田中 太郎と申します。12月10日にお問い合わせ頂いた〇〇〇についての質問を、以下の通り回答させて頂きます。（本文：5W1Hを意識する）その他、疑問がございましたらお気軽にご相談ください。件名【件名】Re：「〇〇〇」に関する回答本文〇〇様□□株式会社の田中 太郎と申します。お問い合わせ頂いた〇〇〇についてですが、現在、弊社の担当者で協議をしており、すぐには回答を差し上げることができません。大変ご迷惑をおかけいたしますが、2日後の◯月◇日までに、正式な回答をさせていただきたく存じます。恐縮ではありますが、今しばらくお待ち頂きます様、お願い申し上げます。本文では、マナーとして必ず次に、問い合わせに対する具体的な返信を書いていきましょう。ここでは必ず、相手の質問の意図を理解した上で、相手の欲している情報を提供できるように書くことを心がけると良いでしょう。また、例文にも記載してありますが「5W1H」を意識すると、より具体的な文章を作ることができます。メールの最後には、「お手数をおかけしますが、疑問点があればお気軽にご相談ください」といった文や「今後ともどうぞよろしくお願いいたします」といった文を添え、お客様への気遣いも表現できると良いですね。先ほどの例文を踏まえて、お客様から信頼を得ることができるような問い合わせへの返信を作成するにあたって、重要なポイントをお客様を待たせたり、相手の言っていることを理解しないで返信すると不信感へ繋がってしまうため、素早くかつ適切な返信を心がけるようにしましょう。お客様の問い合わせの意図を理解せずに返信してしまうと、お客様が欲しい情報を適切に提供できずに、お客様に不信感を抱かせてしまうかもしれません。問い合わせに対して的を射ない返答は、問い合わせをされたお客様にとってはこの上ないストレスとなってしまいます。場合によっては、問い合わせた内容から、お客様の意図や何を聞きたいのかをくみ取れないこともあるでしょう。素直に内容がつかめない問い合わせが多いので、担当者はお客様の質問の意図や背景をヒアリングしたり、仮説を立てた対応が求められます。相手の質問の意図をまずしっかりと理解し、まずは質問に対してその上で「5W1H」とは、「誰が（Who）」「いつ（When）」「どこで（Where）」「なぜ（Why）」「何を（What）」と「どのように（How）」という会話の要素をまとめた用語です。これらのキーワードを意識することで、お客様に対してより具体的な返信ができるようになります。お客様からの問い合わせメールについて、基本的にはむやみに件名は変えない方がよいでしょう。件名のついたお問合せについては、そのまま返信するようにしましょう。場合によっては、メールに件名がない時もあります。その際にはこちらで件名をつけてメールを送りましょう。つけるべき件名は、できるだけ要件が分かりやすく・シンプルなものが望ましいです。せっかく良い内容の返信をしたとしても、その文章がお客様の目に止まらなければ意味がありませんので、問い合わせの返信である旨などが伝わる工夫を行いましょう。問い合わせをしてきた顧客は基本的にそのため、返信に時間をかけることは相手にとってストレスになります。返信がなかなか来なければその会社やサービスに対して不安や疑念を抱くことに繋がってしまうため、返信は極力早くするようにしましょう。とはいえ、問い合わせの内容によってはすぐに対応できない場合もあるでしょう。問い合わせの内容によっては、時間をかけなければ返信ができないケースもありますが、その際も、返信に時間がかかる旨を伝えるようにしましょう。すぐに対応できない場合でも「5W1H」を意識して、今回は問い合わせへの返信の際に気を付けるべきポイントと例文を紹介してきました。メールでのやりとりでである以上、お客様から信頼を得るためには「返信の分かりやすさ・素早さ・的確さ」が大切です。これらを一つでも欠いていると、会社やサービスの不信感へと繋がり、顧客離れを助長する恐れすらあります。しかし、問い合わせへの返信は気を付けるべきポイントをしっかりと押さえれば、お客様から信頼を得るチャンスにもなるため、「返信のわかりやすさ・素早さ・的確さ」を意識した返信を心がけましょう。土日祝を除く 10:00 - 17:00法人契約数9年連続No.1のメール配信サービスをお客様のサービスとしてご活用くださいブラストメールをご紹介いただくと、件数に応じてキャッシュバックCopyright © RAKUS Light Cloud Co., Ltd. All rights reserved. お客様からの問い合わせメールへの返信を考えていて例文がないものかと探す人もいるのではないでしょうか。この記事ではそのようなニーズに応えて、お客様からの問い合わせメールに対する返信の例文 … 仕事をしていて、ミスをしたり失礼があったりして、指摘や注意を受けることもあると思います。そういう時に、謝罪するのに勇気がいるとか、腹が立って謝りたくない（笑）とかいう理由で、なかなか謝りにくい時がありますよね。ですが、社会人として自分が指摘や注意を受けた時にはしっかりと謝罪やお礼を伝えられるようにしたいですね。目次そんなときにメールで返信することがあります。失礼にならないよう、またしっかりと自分の気持ちが伝わるよう返信したいものです。そうした場面での注意点をいくつか挙げてみました。まず、お客様など顔を合わせることのない社外の方から指摘や注意を受けた時、また上司など社内の人からであっても出張中などの理由でなかなか会えないときは電話やメールで伝えるということになります。指摘や注意を受けた内容について、納得できない場合や、自分なりの理由がある場合もあるでしょう。ですが、ひとまずはどのようなミスがあり、それに対して申し訳なく思っています、などということを書きます。ですが、それだけでは不十分です。そうすることで反省や、今後に対しての真面目な気持ちが伝えられるでしょう。指摘や注意を受けた時の返信には、つぎのようなフレーズが使いやすいでしょう。「申し訳ありませんでした」「申し訳ございません」などのシンプルな謝罪の言葉で、ミスをしてしまったことを詫びる気持ちを素直に表しましょう。また、それに加えて「ありがとうございます」などとして、指摘や注意をしてもらったことへの感謝をするとよいでしょう。指摘や注意をしてもらったおかげで自分のよくない点などに気づき、これから改善していけるわけです。前向きな言葉ですし、誰でも感謝をされて悪い気持ちになる人はいません。例文とともに、具体的な返信・お礼メールの書き方を確認しましょう。繰り返しになりますが、謝罪やお礼を述べるときはできるだけ早く、相手を待たせてしまわないように返信することを心がけましょう。「○○の件のミスのお詫び」「○○の間違いについてのお詫び」など、どの件についてのメールなのか、本文を読まなくても受信トレイを見た時にすぐわかるようにするとよいでしょう。本文にも、いつのどの件について受けた指摘や注意に対する返信なのかわかるように、内容をしっかり明記しましょう。「先日の件」などと書いても、相手がたくさんの案件を扱っている場合などはいちいちいつの話か思い出さなくてはいけませんよね。>>>>上司から指摘や注意を受けた時の返信の例です。件名：○○プレゼン資料のミスのお詫び佐藤部長お疲れ様です。本日は、○○のプレゼンの資料をご確認いただき、ありがとうございました。数値の間違いという大きなミスを見落としており、大変お恥ずかしい限りです。ご指摘いただけたことに感謝申し上げます。今後はこのようなことがないよう、作成後にもかならず再度確認をするようにいたします。早速ですが、数値を修正しましたので、お手数をおかけしますが再度ご確認くださいますよう、よろしくお願いいたします。今後ともご指導のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。（署名）お客様から指摘や注意を受けることもあります。面と向かって注意された場合はもちろんその場で謝罪すればいいわけですが、メールでクレームなどを受けることもありますよね。そうした場合は返信メールを出すことになります。お客様相手の場合は、まず挨拶やお世話になっているお礼を書きます。あとは同じように、謝罪やお礼、原因や改善策などをしっかり記載しましょう。件名：ご対応についてのお詫び○○○○様平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。株式会社××の鈴木と申します。さて、このたびはお客様に対し、弊社スタッフが失礼な対応をいたしましたこと、心よりお詫び申し上げます。○○様より的確なご指摘をいただきましたこと、感謝申し上げます。今後このようなことがないよう、対応いたしましたスタッフには厳重注意し、社員一同より一層のサービスの向上に誠心誠意努力をしてまいる所存です。どうか今後ともご愛顧を賜りますよう、伏してお願い申し上げます。（署名）人に指摘や注意を受けた時の返信やお礼のメールの書き方についてご説明いたしました。上の例文はほんの一例で、どんな指摘を受けたか、どんな注意を受けたかで内容は変わってきます。どの程度謝罪するのか、謝罪よりもお礼がメインになるのかなど、その都度違いますよね。ですが、大切なのは謝罪やお礼の気持ちを素直に伝えることと今後の改善策です。ポイントをしっかり押さえて、自分の気持ちを伝えましょう。最後までお読みくださりありがとうございました！ お客様からいただくご意見・ご指摘。一見、クレームにも感じられて、あまりいい気分ではないですよね。でも、対応の仕方によっては、お客様から今まで以上に信頼を得られるチャンスです。今日は、日々お客様を対応している、ひとり起業家や事業主さんへ。 指摘されてから返信までの時間が長くなれば長くなるほど、上司との関係は悪くなります。上司は「自分の指摘を無視しているのか」と思いますし、こちらも返信しづらくなってきます。 次に、問い合わせに対する具体的な返信を書いていきましょう。
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